Priorytety i hierarchia w zarządzaniu czasem (analiza ABC)

Lis 07, 2012 autor:

Jeśli zależy nam na wielu sprawach, pragniemy realizować się w sferze zawodowej, być obecnymi w życiu naszych bliskich, troszczyć się o swój rozwój osobisty, dbać o swój wygląd, a poza tym orientować się, co aktualnie dzieje się na świecie, to z pewnością braknie nam czasu. Przecież doba ma jedynie 24 godziny nie wspominając już o naszych ograniczonych zasobach energetycznych stale nadwątlanych przez zbyt małą ilość snu, stres i nie do końca racjonalne odżywianie.

W zarządzaniu czasem bardzo ważne jest dokonanie właściwego wyboru odnośnie tego, czym chcemy się zajmować, przy czym słowo „chcemy” jest niezwykle ważne. Jeśli pragniemy wykorzystywać czas w zgodzie ze swoimi głębokimi potrzebami, to trzeba stworzyć listę priorytetów.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Gdy brakuje priorytetów…

Niektórzy próbują radzić sobie z zadaniami wpisując je na listę i realizując po prostu po kolei. To, co nie zostało wykonane jednego dnia, przekładają na następny. Nie jest to dobra metoda, gdyż stosująca ją osoba szybko zostanie przytłoczona licznymi zadaniami nie wiedząc ani ile będą trwały, ani czy są dla nas ważne, czy nie. Inni wpisują wyznaczone sobie zadania do kalendarza określając czas, jaki przeznaczą na ich realizację. Jest to lepsza metoda, gdyż przynajmniej daje orientację w czasie. Jednak najlepiej jest, gdy wiemy, co dla nas ważne i właśnie na tym się koncentrujemy.

Gdy priorytetów jest za dużo…

Czas poświęcony na zastanawianie się nad ustalaniem priorytetów, to czas dobrze wykorzystany. Na wszystko, co wypiszemy na liście zadań (niezależnie, czy lista ta dotyczy jednego dnia, tygodnia czy też miesiąca) z pewnością zabraknie nam czasu.

Zrób analizę ABC

Analiza ABC to pomysł na to, jak posegregować zadania, jakie przed nami stoją, aby zająć się realizacją tych, które faktycznie powinny zostać zrealizowane. Sens stosowania tej metody wynika z konstatacji, że z wykonywania zadań ważnych mamy najwięcej zysków, a więc zadania istotne, na które przeznaczymy 15 % czasu będą miały 65 % efektu na nasze życie. Metoda ABC jest dość uniwersalna, stosowana jest do szeroko pojętej organizacji. Nadaje się do planowania działań w skali dnia, choć niektórzy stosują ją również w dłuższych odcinkach czasu.

Zapraszam w tym momencie do sięgnięcia po kartkę papieru i zapisanie na niej trzech pierwszych liter alfabetu. Pod każdą z nich należy zostawić miejsce, ponieważ będziemy zapisywać tam nasze aktualne zadania. Gdy wykonujemy to zadanie po raz pierwszy (w końcu nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonać je wielokrotnie) warto zająć się konkretnym aspektem życia. A więc na przykład zadaniami do wykonania w pracy albo w domu. Wypisane litery mają następujące znaczenie:

  • A – zadania, które musisz wykonać;
  • B – zadania, które powinieneś wykonać;
  • C – zadania, które możesz wykonać, ale dopiero po wykonaniu A i B.

Oczywiście istnieją konkretne reguły, które mówią, jak klasyfikować zadania do konkretnej kategorii. Gdy zastanawiasz się, co umieścić pod A, dobrze jest wybiec myślami w przyszłość i zastanowić się, co się stanie, gdy zadanie nie zostanie wykonane. Warto zastanowić się, jakie korzyści przyniesie nam wykonanie tego zadania oraz z jakich powodów zadanie to jest ważne. Jeśli chodzi o B, to są to takie zadania, które są ważne, ale odpadły w procesie selekcji i nie zaliczyły się do kategorii A. I w końcu zadania C, które są typowymi pożeraczami czasu, jak oglądanie programów telewizyjnych, granie w gry internetowe, śledzenie postów znajomych i nieznajomych na serwisach społecznościowych. Po sporządzeniu takiej listy należy do niej zaglądać, nanosić poprawki oraz kontrolować to, w jakim stopniu udaje nam się realizować nasze zadania.

Z pewnością warto koncentrować się na wykonywaniu najważniejszych dla siebie rzeczy, gdyż wtedy nasza aktywność jest celowa, widzimy postępy oraz mamy czas na to, co najważniejsze. W ten sposób działamy zgodnie z naszymi przekonaniami i wartościami, które znalazły przecież odbicie w sposobie, w jaki posegregowaliśmy swoje zadania.