Pilność i ważność zadań – macierz Eisenhowera

Wrz 01, 2012 autor:

Warto się zapoznać z niezwykle prostym, a jednocześnie wyjątkowo użytecznym narzędziem zarządzania czasem, jakim jest macierz Eisenhowera. Nazwa pochodzi od nazwiska Naczelnego Dowódcy Alianckich Ekspedycyjnych Sił Zbrojnych, a następnie prezydenta USA, który powiedział kiedyś: „To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”.

Określ swoje zadania

Zanim przystąpisz do przeczytania dalszej części tego artykułu przygotuj dwie kartki. Na pierwszej z nich wypisz wszystkie swoje cele. Przejrzyj je, a następnie weź drugą kartkę, na której narysujesz macierz Eisenhowera, która na potrzeby tego ćwiczenia może wyglądać następująco:

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

ważne nieważne
pilne I II
niepilne III IV

Teraz należy przenieść do narysowanych ćwiartek swoje cele i zadania. Przy każdym z nich należy zastanowić się, na ile jest on ważny oraz na ile jest pilny, a następnie umieścić go w odpowiedniej ćwiartce.

Pilność i ważność

  • Ważność oznacza, że dany cel lub zadanie ma duże znaczenie z punktu widzenia naszych wartości i życiowych priorytetów. Zadanie może więc być ważne lub nieważne.
  • Pilność dotyczy wymiaru czasowego zadania, czyli tego, jak szybko chcemy lub musimy je wykonać. Zadanie może być ocenione przez nas jako pilne lub niepilne.

Wiele spraw można intuicyjnie dopasować do odpowiedniej ćwiartki macierzy Eisenhowera. Jeśli jednak potrzebny jest dodatkowy opis, to przedstawiamy go poniżej.

Sprawy, które są zarówno ważne jak i pilne to sprawy posiadające termin, przekroczenie którego może skutkować różnego rodzaju nieprzyjemnościami. Jeśli mamy tendencję do poddawania się presji czasu, to warto zadawać sobie przy każdym umieszczonym w tej ćwiartce zadaniu pytanie o to, co będzie, jeśli się go nie wykona w terminie. Czasami odpowiedź pozwoli nam zredukować odczuwany stres, choć czasami może go nasilić. W tym drugim przypadku zyskujemy pewność, że zadanie należy do ważnych i pilnych. W tej ćwiartce mogą zostać umieszczone spotkania, prezentacje oraz zadania, z którymi musimy poradzić sobie szybko, a więc jeśli musimy zaprowadzić dziecko do lekarza, wezwać hydraulika w związku z pękniętą rurą, zrealizować zadanie zlecone przez szefa, wykonać telefon do ważnego klienta, to zadania te powinny znaleźć się w tej ćwiartce.

Zadania, które są ważne, ale niepilne to takie, które wiążą się z tym, co istotne w naszym życiu, z wyznawanymi wartościami i posiadanymi priorytetami. Z pewnością należy tu umieścić zadania wynikające z realizacji celów, które będą miały dla nas znaczenie i za miesiąc i za pół roku i za dwa lata. Zadania z tej ćwiartki mają w sobie znaczny ładunek emocjonalny (czasem dodatni, a czasem ujemny) dlatego, że są dla nas ważne. Może tu chodzić o prawdziwy wypoczynek, kontakt z bliskimi, kwestie związane z samorozwojem lub poszerzaniem kompetencji zawodowych.

Zadania nieważne, ale pilne, to najczęściej to, czym żyjemy na co dzień, czyli sprawy z którymi zwracają się do nas inne osoby. Mogą to być telefony, SMS’y, maile wykonywane przez nas dlatego, że ktoś o coś zapytał, o coś poprosił, a my poczuliśmy się w obowiązku odpowiedzieć lub wykonać prośbę.

I w końcu to, co nieważne i niepilne, ale co zaprząta nam głowę, a więc przeglądanie stron internetowych (zawierających plotki, oferujących grupowe zakupy itp.), granie w gry komputerowe, oglądanie TV.

Pilnuj tego, co ważne

W chwilach, gdy czujemy, że życie przecieka nam przez palce warto rysować macierz Eisenhowera. Dzięki temu prostemu ćwiczeniu zyskujemy orientację w tym, co jest dla nas ważne i znowu wiemy, czym powinniśmy się kierować. Podział zadań ułatwi nam koncentrację na swoich priorytetach i pomoże nadać życiu sens.