GTD – gdy domowe metody zawodzą

Paź 05, 2015 autor:

Codzienne problemy z organizacją czasu dotyczą wielu ludzi. Często problemy te są tak poważne, że do ich rozwiązania nie wystarczają proste metody zarządzania czasem i trzeba poszukać bardziej zaawansowanych technik. Jednym z najbardziej polecanych rozwiązań jest wówczas metoda GTD.

Metodę GTD opisał w swojej książce David Allen. Książka pt. „Getting Things Done. The Art Of Stress-Free Productivity” (2001), w Polsce znanej pod tytułem „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

GTD to metoda, której celem jest pokazanie drogi do uwolnienia umysłu od planów i zobowiązań przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej efektywności realizacji założonych celów. Prościej: GTD uczy jak wykonywać zadania bez stresu.

W metodzie GTD należy zachować pięć podstawowych kroków, do których Allen zaliczył:

  1. Kolekcjonowanie,
  2. Analiza,
  3. Porządkowanie,
  4. Przegląd,
  5. Realizacja.

Krok 1 – Kolekcjonowanie

Kolekcjonowanie polega na zgromadzeniu wszystkich zadań, planów, obowiązków i innych spraw, które zaprzątają nasze myśli np. na kartce papieru lub notatniku. Wszystkie te sprawy trafiają zatem do jednego miejsca po to, aby łatwiej było uzyskać obraz całości, i aby oczyścić z nich umysł.

Krok 2 – Analiza

Skoro posiadamy już pełną listę spraw do załatwienia i wykonania (Allen nazywa ją „koszykiem”) to nadszedł czas na przeanalizowanie jej zawartości. Według twórcy metody GTD analizowanie powinno odbywać się według określonych reguł takich jak:

  • listę analizujemy od góry do dołu nie pomijając żadnej zapisanej sprawy,
  • podczas analizy zajmujemy się tylko jedną sprawą nie przenosząc naszej uwagi na pozostałe,
  • jeśli podejmujemy się realizacji określonej sprawy to należy wykonać ją do końca, po to, aby nie wróciła ponownie na naszą listę,
  • według Allena podczas analizowania spraw należy je podzielić na następujące kategorie:
    • sprawy, które możemy od razu wyrzucić do kosza,
    • spawy do realizacji w przyszłości,
    • sprawy, które można zmagazynować w archiwum,
    • sprawy, które trzeba zrealizować natychmiastowo,
    • sprawy, które można przekazać do realizacji innym osobom.

Krok 3 – Porządkowanie

Sprawy, które pozostały na naszej liście, jako sprawy ważne i konieczne do załatwienia, trzeba odpowiednio uporządkować, aby maksymalnie skrócić czas ich realizacji. Porządkowanie powinno, według Allena, odbywać się według kontekstów ich wykonania np. zadania do wykonania na komputerze, sprawy do załatwienia w mieście, telefony do wykonania itp.

W ramach porządkowania Allen sugeruje również wykorzystanie planów i specjalnych rodzajów list np. zadań oczekujących i zadań do wykonania w przyszłości.

Krok 4 – Przegląd

W metodzie GTD zaleca się codzienny przegląd listy spraw do załatwienia, tak aby móc odpowiednio przygotować się do ich realizacji. Przeglądu można dokonywać np. rano i zgodnie z nim postępować w ciągu całego dnia, aby w możliwie maksymalny sposób zbliżyć się do realizacji zapisanych celów.

Krok 5 – Realizacja

Znając już najważniejsze cele można przejść do ich realizacji. Allan zaleca tutaj stosowanie jednej zasady: nie zwlekaj, co masz zrobić, po prostu to zrób.

Metoda GTD jest dzisiaj bardzo popularna a za jej główną zaletę uważa się przede wszystkim jej elastyczność. W sieci internetowej istnieje również bardzo dużo narzędzi (komputerowe programy do zarządzania czasem), które zostały opracowane pod kątem stosowania w metodzie GTD i mają za zadanie ułatwiać jej realizację.

David Allen, prezentując swoją metodę 13 lat temu, z pewnością nie przypuszczał, że jej popularność będzie rosła z roku na rok. Dziś wiadomo jednak, że podstawowe założenia GTD są nadal aktualne i nic nie zapowiada, że stracą w przyszłości na wartości.