Błędy w organizacji czasu – odwlekanie

Gru 10, 2012 autor:

W dzisiejszych czasach liczy się czas. Z jego organizowaniem mamy jednak problemy. Chociaż chodzi o nasze życie i o nasze zadowolenie, to często to, co robimy wynika z przypadku. Ciągle raczej radzimy sobie z kryzysami, niż staramy się o organizację naszego czasu. Ponieważ nikt do tej pory nie uczył nas, jak organizować swoją pracę, a sami nie trafiliśmy na rzetelne źródła wiedzy, to popełniamy liczne błędy. Jednym z nich jest odwlekanie.

Odwlekanie

Odwlekanie to bardzo popularna strategia unikania podejmowania się realizacji zadań zmierzających do osiągnięcia jakiegoś celu. Na odwlekanie został nawet ukuty ładny termin – prokrastynacja. Odkładamy na później to, czego nie lubimy, albo to, co uznajemy za trudne, chociaż doskonale wiemy, że powinniśmy działać.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Dlaczego odwlekamy?

Odwlekamy z przyczyn leżących w naszej emocjonalności i systemie przekonań. Najczęściej przekładamy na później realizowanie swoich zadań, ponieważ:

  • zbyt dużo czasu poświęcamy etapowi analizy i w związku z tym budujemy obraz zadania przekraczającego pod wieloma względami nasze możliwości;
  • działanie wydaje nam się trudne (złożone, pracochłonne);
  • staramy się uniknąć ryzyka i odpowiedzialności za efekt wykonania naszego działania;
  • boimy się niepowodzenia i krytyki ze strony innych, a czasem boimy się, że jeśli wszystko nam się uda, to inni będą pokładać w nas więcej nadziei, co przełoży się na zobowiązanie do działania i większą liczbę zadań do wykonania;
  • jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że coś zaczynamy, ale tego nie kończymy.

Odwlekania jest łatwe i co więcej przynosi chwilową poprawę samopoczucia, co często bywa ważniejsze od tego, że na dłuższą metę odkładane realizacji ma negatywne konsekwencje w postaci spadku samopoczucia i samooceny (czujemy się winni, utwierdzamy się w poczuciu, że jesteśmy nieodpowiedzialni i niezdolni do działania). Wzrasta także nasz stres, nie wspominając o negatywnych konsekwencjach pojawiających się w wyniku niezrealizowania zadań.

Jak poradzić sobie z odwlekaniem

Najłatwiej byłoby powiedzieć, że z odwlekaniem można poradzić sobie poprzez podział zadania na mniejsze części i wyznaczenie terminów, a następnie trzymanie się ich. Jednak to działa na te osoby, które nie wytrenowały się w odwlekaniu spraw w nieskończoność. Osoby nałogowo odwlekające powinny spróbować raczej zająć się swoim zadaniem, ale… tylko przez pięć minut. W ten sposób zniknie bariera umysłowa i niechęć do wykonywania zadania wynikająca z jego przewidywanej trudności czy z innych względów. Z pewnością realizacją potrwa dłużej niż 5 minut zanim zorientują się, że zdążyły wykonać spory kawałek pracy. Być może też poczują zadowolenie i satysfakcję z tego powodu, a wzbudzenie tych odczuć pozwoli im następnym razem szybciej zabrać się do pracy. Ludzki mózg kieruje się też zasadą kontynuacji, a więc jeśli już coś zostało wcześniej zaczęte, to mniej lub bardziej świadomie człowiek myśli o tym, by kontynuować to zadanie.

Ważne jest także to, aby nauczyć się zarządzać czasem używając takich narzędzi jak matryca Eisenhowera. Dzięki podziałowi zadań na ważne i pilne, ważne, ale niepilne, nieważne i pilne oraz nieważne i niepilne zyskujemy całościowy ogląd tego, co nas zajmuje i co powinno zajmować. Gdy już wiemy, co jest ważne, to rozbijmy to na małe kroczki, które poprowadzą nas do celu. Nie myślmy też, że „musimy” je wykonać, bo wzbudzi się w nas szereg negatywnych emocji, nie wspominając o oporze przed „z góry narzuconym” zadaniem. Myślmy o tym, że „chcemy” działać.

W przypadku osób, które nawykowo odkładają swoje czynności, może sprawdzić się trochę niekonwencjonalna metoda zarządzania czasem polegająca na tym, że zaczyna się od planowania tych rzeczy, które normalnie uznawane są za pożeracze czasu, a więc wyjścia na spacery, spotkania ze znajomymi, czytanie stron internetowych. Potraktujmy je jak ważne rzeczy i wpiszmy do kalendarza, w jakim czasie będziemy się nimi zajmować. Koniec końców przecież nie zajmą nam 24 godzin w ciągu doby. Pozostały czas to ten, który musimy wykorzystać do realizacji naszych ważnych zadań. Ta metoda być może wydaje się zabawna, ale ma sens, w końcu 20% czasu daje 80% rezultatów (zgodnie z zasadą Pareto), a poza tym zadanie zajmie nam tyle czasu, ile akurat mamy (prawo Parkinsona).

Ważne jest także zadbanie o swoje emocje, poprzez pozytywne nastawienie do swojego czasu, swoich umiejętności zarządzania czasem oraz do samych realizowanych zadań, w których powinniśmy odnajdować pozytywne aspekty. Cieszmy się ze zdobywanego doświadczenia. Poprawa samopoczucie przyniesie nam niewątpliwie zwiększoną energię i siłę do działania.

Podsumowanie

Sposobem na odwlekanie jest uświadomienie sobie jego przyczyn w naszym indywidualnym przypadku i koncentracja na tym, aby radzić sobie z tym budzącym wiele negatywnych emocji nawykiem poprzez zadbanie o sferę emocjonalną oraz dostrzeganie wartości działania.