Zinwentaryzuj swój czas

Cze 30, 2012 autor:

Jeśli nie godzimy się na to, aby czas przeciekał nam przez palce, możemy skorzystać z wielu metod planowania i technik mających działanie motywacyjne. Jednak, jeśli nie wiemy, na co tak naprawdę przeznaczamy czas w ciągu dnia, a zaplanowane zadania pozostają niezrealizowane, to z pewnością musimy przyjrzeć się, co robimy z naszym czasem. Pomogą nam w tym techniki takie jak inwentaryzacja czasu oraz rejestr tygodnia.

Inwentaryzacja czasu

Inwentaryzacja czasu to analiza wykonywanych czynności i czasu, w jakim je wykonujemy. Dzięki inwentaryzacji dowiemy się, jak funkcjonujemy w ciągu dnia, jakie nasze dotychczasowe plany udało się zrealizować i dzięki jakiego rodzaju wzorcom postępowania. Dowiemy się również, które „pożeracze czasu” w największym stopniu nas dotyczą.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Warto pokusić się o inwentaryzację. Proponuję sięgnąć po kartkę i długopis oraz wypisać wykonywane w ciągu swojego typowego dnia czynności. Przy każdej z nich należy dopisać tak (T) lub nie (N) odnośnie czterech kwestii, oznaczonych poniżej literami, które oznaczają:

  • A – nasze działanie było konieczne,
  • B – poświęciliśmy odpowiednią ilość czasu,
  • C – zadanie było zaplanowane,
  • D – dobrze wybraliśmy moment.

Ważne jest także to, że jeśli zdecydujemy, że coś było niekonieczne (A) to literę N wpisujemy także do B i C. Wnioski wyciągnięte z oznaczeń naszych działań pokażą nam, czy dobrze gospodarujemy tym cennym, acz ograniczonym zasobem, jakim jest czas. Na przykład, jeśli spędziliśmy 40 nieplanowanych minut na przeglądaniu serwisów oferujących zakupy grupowe, to nasze odpowiedzi prawdopodobnie będą wyglądały następująco: A – N, B – N, C – N, D – N, co doprowadzi nas do wniosku, że straciliśmy czas.

Rejestr tygodnia

Jeśli lubimy obserwować swoje zachowanie, a także wtedy, gdy zauważamy, że nasze kłopoty z gospodarowaniem czasem mają szerszy kontekst, warto abyśmy zastosowali technikę, zwaną rejestrem tygodnia. Na początek obserwacji poddać można życie zawodowe.

Aby wykonać rejestr tygodnia należy przygotować rubryki z kategoriami wykonywanych czynności. Pod koniec każdego dnia należy je uzupełnić, wpisując poświęcony na nie czas, a po tygodniu przejrzeć i wysnuć wnioski. Podczas analizy powinniśmy zwrócić uwagę na następujące obszary:

  1. realizacja obowiązków zawodowych – jak podchodzisz do swoich zadań, ile czasu na nie przeznaczasz, a ile zajmują Ci inne sprawy;
  2. Ty – Twój styl działania, trudności ze skupieniem, odkładanie, Twój nastrój;
  3. Ty a inni – czy potrafisz być asertywny, czy też realizujesz zadania za innych, rozmawiasz z innymi wtedy, gdy to oni mają na to ochotę itp.

Teraz pozostaje sprawdzić, w jakim obszarze występują największe problemy. Jeśli w 1, to czeka nas praca nad nawykami wykonywania czynności w pracy, jeśli szwankuje obszar 2, to należy popracować nad koncentracją oraz planowaniem, a jeśli obszar 3, to należy kształcić umiejętności asertywne oraz delegowanie.

Warto zrobić inwentaryzację dnia lub rejestr tygodnia, ponieważ w ten sposób zyskujemy podstawy do wnioskowania na temat swoich silnych i słabych stron odnośnie gospodarowania czasem, a formułując plany naprawy bazujemy nie na własnych przekonaniach, które czasem opierane są na naszych lękach lub nadziejach, ale nie faktach.