Planowanie czasu w pracy – metoda TRZOS

Cze 10, 2013 autor:

Na aktywność zawodową przeznaczamy mnóstwo czasu. Tak dużo, że niejednokrotnie czujemy się przeciążeni i zmęczeni, a rezultaty i tak nie są adekwatne do włożonych wysiłków.

Jak w minutę zaoszczędzić godzinę?

Jeśli sporządzamy plany, ale nie jesteśmy zadowoleni z ich realizacji, oznacza to, że brakuje nam metody, która sprawi, że nasze działania będą wynikać z przyjętych priorytetów i łączyć się w logiczną całość. Czas zacząć skutecznie planować swoją pracę, tym bardziej, że jak zbadał Bradley C. McRae, autor poradnika „Praktyczne gospodarowanie czasem”, jeśli poświęcimy na efektywne planowanie minutę, to zaoszczędzimy godzinę. Poniżej przedstawiam jeden ze sposobów na dobre planowanie codziennej pracy.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Metoda TRZOS

Metodą idealną do planowania zadań krótkoterminowych w pracy jest TRZOS, akronim słów:

  • T – Terminy zadań spisać;
  • R – Ramy czasowe uwzględnić;
  • Z – Zaplanować rezerwy czasu;
  • O – Ograniczyć inne działania;
  • S – Skontrolować rezultaty.

Proponuję od razu zastosować powyższą metodę do zaplanowania dnia lub tygodnia. Zaznaczam, że jest to technika pisemna, więc żeby była skuteczna, to ustalenia odnośnie każdego punktu należy przelać na papier. Planowanie w myślach nie zadziała.

W przypadku zadań związanych z pracą często wiadomo, jaki jest termin realizacji (T). Jednak jeśli terminy nie zostały z góry narzucone, należy samodzielnie je określić. W innym przypadku możemy zwlekać z wykonaniem czynności i realizować ją w ostatniej chwili. Jeśli chodzi o ramy czasowe (R), to nie ma sensu organizować swojego czasu co do minuty. Takie planowanie raczej nas sfrustruje niż przyniesie wymierne korzyści. Znacznie rozsądniej jest określić ramy czasowe zgodnie z regułą 60:40, która polega na tym, że stosunek planowego działania do spontanicznego powinien wynosić właśnie 60:40. Zaplanowane rezerwy czasu (Z) po prostu muszą się znaleźć ze względu na fakt, że wiele naszych działań w pracy może być przerwanych z powodu działania innych czynników. Na przykład może nas oderwać od pracy wezwanie szefa albo konieczność poprawy jakiegoś dokumentu. Tak więc będzie dobrze, jeśli w naszym kalendarzu zaplanujemy tylko 5 godzin pracy.

Zgodnie z kolejnym punktem metody planowania czasu TRZOS należy zdecydować, które działania są najważniejsze i ograniczyć się (O) do ich realizacji. Co robić, jeśli kilka spraw uznaliśmy za priorytetowe? Nie pozostaje nam nic innego, jak porangować je, czyli nadać im numery od 1 do 10 zależnie od tego, jak bardzo są ważne lub pilne. Decyzję powinno nam ułatwić także zastanowienie się, jakie będą konsekwencje realizacji zadań lub przeciwnie – braku ich wykonania. W ten sposób uzyskamy kolejność zadań. Co z pozostałymi? Można je delegować, przełożyć na inny czas lub po prostu zrezygnować z ich realizacji. I w końcu należy skontrolować (S) efekty swojego działania, aby wiedzieć, co należy poprawić lub co przenieść na następny okres. Dzięki kontrolowaniu możemy także wywnioskować, jakie poprawki wprowadzić do naszej organizacji czasu.

Plan dnia

Mając jasną sytuację co do naszych zadań, łatwiej będzie planować każdy dzień. Plan można sporządzać zaraz po wejściu do pracy, choć wiele osób stosuje inną strategię – kończy dzień wykonaniem listy zadań do zrealizowania w dniu następnym. Z pewnością na naszej liście codziennie będą się znajdować takie zadania, jak:

  • wykonywanie telefonów i pisane e-maili;
  • zadania wynikające z realizacji projektów;
  • sprawy, które nie zostały załatwione wcześniej;
  • zadania o charakterze cyklicznym;
  • zadania nowe.

Ważne jest tylko to, aby ich realizacja następowała w taki sposób, aby praca przynosiła rezultaty, a jednocześnie nie była nadmiernym obciążeniem.

Podsumowanie

Aby dzień pracy był efektywny, należy go zaplanować w oparciu o wiedzę, co jest ważne, z uwzględnieniem ustalonych terminów i zgodnie z posiadanymi możliwościami czasowymi i fizycznymi. Z pewnością w ten sposób podniesiemy naszą efektywność, a jednocześnie będziemy w pracy mniej napięci i bardziej życzliwi dla innych osób.