Narzędzia służące planowaniu czasu

Paź 15, 2013 autor:

W planowaniu czasu ważne jest przelanie poczynionych ustaleń na papier lub zapisanie ich w sposób elektroniczny. Tak więc do organizowania czasu mogą służyć zarówno narzędzia tradycyjne (kartka papieru, kalendarz) jak i specjalne programy. Wszystko zależy od tego, z czego wygodniej nam korzystać.

Siła kartki papieru

Do tradycyjnych narzędzi służących planowaniu czasu z pewnością należy kartka papieru. Na kartce z powodzeniem wykonamy np. macierz Eisenhowera, wykres Gantta, analizę celu SMART itp. Oczywiście potrzebujemy także czegoś do pisania. W wersji minimum może to być długopis lub ołówek, ale zachęcam do używania mazaków lub kredek. Dzięki nim możemy wizualnie podkreślić ważność spraw na przykład poprzez zaznaczenie przy nich czerwonych, żółtych lub zielonych kółeczek, lub po prostu podkreślenie ich. Dzięki temu jeden rzut oka na kartkę wystarczy, by zorientować się, jak stoimy z realizacją ważnych zadań.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Moc kalendarza

Innym tradycyjnym narzędziem służącym do planowania czasu jest kalendarz w formacie książkowym. Taka wielkość kalendarza sprawi, że będziemy dysponować dużą ilością miejsca na wprowadzanie zapisów, dzięki czemu będą one czytelne.

Aby kalendarz dobrze służył, należy pamiętać o tym, aby:

  • umieszczane zadania były wcześniej dobrze przemyślane;
  • zapisy wprowadzać ołówkiem;
  • tak wpisywać wydarzenia, aby od razu była jasność, ile czasu zajmą;
  • pisać jasno i zwięźle oraz wyraźnie (np. drukowanymi literami);
  • nie używać skrótów (później możemy nie pamiętać, czego dotyczyły).

Kalendarz jest idealny dla osób, które przetwarzają informacje wzrokowo. Oczywiście kalendarz ma także wady w postaci kłopotliwości wprowadzania zmian i braku interaktywności – nie można przecież liczyć na to, że sam nam o czymś przypomni.

Programy do planowania i organizowania zajęć

Wśród szerokiego wyboru bezpłatnych i płatnych komputerowych programów do planowania i organizowania zajęć z pewnością znajdą coś dla siebie te osoby, które doszły do wniosku, że tradycyjny kalendarz nie spełnia ich oczekiwań. Niektóre z programów można ściągnąć z Internetu, a inne mogą być używane online po zalogowaniu, choć zazwyczaj istnieje także możliwość pracy w trybie offline. Do niezaprzeczalnych zalet programów należy m.in. możliwość synchronizacji z innymi stosowanymi narzędziami (np. z kalendarzem), a czasem także pracy grupowej, co ułatwia realizację projektu przez kilkuosobowy zespół.

Kłopot w przypadku komputerowych programów do planowania może polegać na tym, że aby mieć do nich dostęp, należy włączyć komputer. Utrudniona jest więc możliwość błyskawicznego zerknięcia w swój plan podczas spotkań, podróży samochodem itp. – przynajmniej, jeśli korzystamy z aplikacji desktopowych. Warto wiedzieć, że niektóre zaawansowane programy do planowania zostały zoptymalizowane do urządzeń mobilnych, co oznacza, że można z nich korzystać na tablecie lub smartfonie w każdym miejscu i czasie.

Niezależnie od tego, czego używamy do planowania czasu: kartki papieru, kalendarza czy specjalnego programu, ważne jest, aby robić to w taki sposób, by móc z nich wygodnie korzystać i aby późniejsza realizacja nie nastręczała trudności.