Jak poprawnie rozplanować swój czas?

Paź 02, 2014 autor:

Efektywne gospodarowanie czasem wbrew pozorom nie jest łatwe. Myślisz, że Ciebie ten problem nie dotyczy? Zastanów się więc jak często zdarza Ci się stosować zwroty:

  • nie mam czasu,
  • zrobię to jutro, później, kiedyś itp.,
  • mam za mało czasu,
  • nie zdążę tego zrobić.

Mówiąc tak, znajdujemy dla siebie wymówkę, aby odłożyć zaplanowane zadania, choć prawdopodobnie bez problemu poradzilibyśmy sobie z ich realizacją. Bardzo często takie podejście spowodowane jest konkretnymi przyczynami, np.:

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

  • lękiem przed niepowodzeniem,
  • stresem spowodowanym zbyt dużą presją czasu,
  • nudą, związaną z wykonywanym zadaniem.

Odkładanie wszystkiego na później ma nawet swoją nazwę – prokrastynacja. Można jednak poradzić sobie z tym problemem, stosując sprawdzone techniki zarządzania czasem.

Rozplanowanie czasu w skali miesięcznej

Choć istnieje wiele metod gospodarowania czasem, to jednak zawsze jednym z najważniejszych elementów jest ustalenie priorytetów. Przede wszystkim trzeba więc ustalić, które zadania są najważniejsze i koniecznie trzeba je wykonać w określonym terminie. W tym celu warto posłużyć się prostą metodą ABCDE, która pozwala w łatwy sposób ustalić priorytety. Jak się nią posłużyć? To naprawdę łatwe, ponieważ kolejne litery oznaczają „ważność” naszych celów, czyli:

  • A – oznacza zadania, która są zdecydowanie najważniejsze i muszą być zrobione, a ich niewykonanie z pewnością będzie miało negatywne skutki. Jeśli takich zadań mamy więcej, oznaczamy jest literami A1, A2, A3 itd.,
  • B – są to zadanie nieco mniej ważne, czyli rzeczy, które powinny być zrobione, ponieważ ich niewykonanie także niesie ze sobą negatywne skutki, ale mniej dotkliwe niż w przypadku zadań z grupy A. Za cele z grupy B bierzemy się dopiero po wykonaniu celów z grupy A,
  • C – tego rodzaju cele nie są zbyt istotne, ale dobrze byłoby je zrealizować, np. wyjście do kina, czy przeczytanie gazety,
  • D – tą literą oznaczamy delegację, czyli zadania, które z powodzeniem można przekazać innej osobie. Wszystkie tego typu sprawy warto zlecić komuś z rodziny lub firmy, kto na pewno sobie z nimi poradzi,
  • E – literka ta oznacza nic innego jak eliminację. Są to czynności, które nie mają wpływu ani na naszą pracę, ani na rodzinę, dobre samopoczucie, czy zdrowie. Zaliczyć można do nich chociażby zbyt częste sprawdzanie poczty mailowej, czy oglądanie telewizji.

Jako, że dzielimy czas w skali miesięcznej, nasze cele przyporządkujmy do konkretnych miesięcy, np. w styczniu zajmujemy się zadaniami A1, A2, B1 i C1, w lutym A3, A4 i B2 itd. Oczywiście zaczynamy od rzeczy najważniejszych i konsekwentnie je realizujemy. Bardzo ważne jest to, aby nie przechodzić do następnego zadania, dopóki nie wykonamy pierwszego z nich.

Dzienne rozplanowania czasu

Tutaj również niezbędne jest ustalenie priorytetów, jednak w tym przypadku najlepiej posłużyć się cyframi. Cyfrą 1 oznaczamy zadanie najważniejsze, cyfrą 2 mniej ważne itd. Dzięki temu uporządkujemy cele, które musimy zrealizować. Warto pamiętać o zasadzie delegacji, czyli przekazaniu niektórych zadań osobom, które na pewno sobie z nimi poradzą. Ważne jest to, aby konsekwentnie trzymać się kolejności i nie zabierać się za następne zadanie przed wykonaniem poprzedniego.

W przypadku dziennego planowania istotne znaczenie ma także ilość czasu, jaką zajmuje nam dana czynność. Popatrzmy więc na nasze zadania i określmy, ile czasu mogą nam one zająć. Oczywiście nie chodzi o to, by był to czas minimalny – rozsądnie jest dać sobie pewien realny zapas, aby później nie wpaść w panikę. Istotne jest to, aby nie planować zebrań lub spotkań bez żadnych przerw, gdyż w przypadku, gdy któreś z nich się przedłuży, od razu pojawi się spory problem. Kolejna sprawa, to zostawienie sobie pewnej rezerwy czasu na tzw. nagłe sprawy. Niestety cudów nie ma i zazwyczaj w ciągu dnia pojawiają się takie właśnie „niespodziewajki”. Dobrą metodą jest zasada 70/30, zgodnie z którą najlepiej planować nie więcej niż 70% czasu, poświęcając pozostałe 30% na nieprzewidziane sytuacje. Przykładowy rozkład dnia może wyglądać tak:

Priorytet Zadanie i wskazówki do jego wykonania Czas wykonania
1 Spotkanie z szefem (wziąć raport) 8.00-8.30
2 Złożenie wniosku w Urzędzie Miasta (zabrać wniosek, pieczątki, drobne do parkometru) 8.45-9.30
3
4

Dobrym ćwiczeniem, które znacznie usprawnia zarządzanie czasem jest Najważniejsze Zadanie Dnia. Powinno być ono wyzwaniem, mieć duży priorytet i dać się zrobić w konkretnym dniu. Pracą nad takim zadaniem zajmujemy się w każdej wolnej chwili, a jego wykonanie uznajemy za prawdziwy sukces. Takie ćwiczenie sprawia, że znacząco podnosimy swoją samoocenę i nie marnujemy ani chwili na nieistotne sprawy.