Zarządzanie czasem – skuteczne porady

Sie 23, 2014 autor:

Czas jest aktywem, którego nie można nabyć w nadmiarze, czy „dokupić”. Na dobę składają się tylko 24 godziny, dlatego tak ważna jest odpowiednia organizacja, aby czasu wystarczyło na wszystkie zaplanowane zadania i obowiązki. Wiele osób ma z tym duży problem, toteż jednymi z najczęściej słyszanych zwrotów jest „nie mam na to czasu”, „nie zdążę”, „spóźnię się” itp. Tymczasem efektywne zarządzanie czasem nie jest trudne, więc warto spróbować.

Ustalanie priorytetów

Zarówno w pracy, jak i w życiu codziennie mamy do wykonania wiele różnych zadań. Bardzo często trudno je wszystkie „ogarnąć” i w efekcie całymi godzinami snujemy się po biurze, czy domu rozmyślając nad tym, ile to mamy do zrobienia i jak mało czasu. Siłą rzeczy tracimy cenne minuty na „nicnierobienie” i w efekcie zaczynamy odczuwać paraliżujący stres. Właśnie dlatego konieczne jest ustalenie priorytetów. Niezbędna będzie do tego kartka papieru oraz długopis. Oto, co należy zrobić:

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

  1. Spisujemy wszystkie zadania, które mamy do zrobienia w konkretnym dniu.
  2. Przy każdym z nich stawiamy literę, oznaczającą jego ważność, np.
    1. litera A to zadania absolutnie najważniejsze – jeśli ich nie wykonamy, to grożą nam przykre konsekwencje. W momencie, gdy takich zdań jest kilka oznaczamy je kolejno A1, A2, A3 itd.
    2. litera B to zadania nieco mniej ważne, za których niewykonanie konsekwencje są mniej uciążliwe,
    3. zadania z grupy C to takie, które możemy, ale nie musimy wykonywać,
    4. D to skrót od słowa Delegacja, czyli obowiązki, które możemy przekazać komuś innemu,
    5. E to po prostu eliminacja zadań, które niepotrzebnie zabierają czas.
  3. Teraz jeszcze raz przepisujemy zadania, zgodnie z ustalonymi priorytetami – od najważniejszego do najmniej ważnego.

Rozsądne planowanie czynności

Po ustaleniu priorytetów trzeba zastanowić się nad tym, ile czasu musimy poświęcić na poszczególne zadania. Ustalając dokładne przedziały czasowe, pamiętajmy aby:

  • zapewnić sobie realny zapas czasu na wykonanie każdego zadania,
  • nie planować zebrań ani spotkań jedno po drugim, aby ewentualne ich przedłużenie nie stało się problemem,
  • w planowaniu warto stosować zasadę 70/30, czyli planować jedynie 70% czasu, resztę zostawiając na różnego rodzaju nieprzewidziane zadania, które trzeba wykonać natychmiast.

Do utworzonej wcześniej listy priorytetów dopisujemy więc przedziały czasowe, w jakich zamierzamy wykonać konkretne zadanie. Jeśli okazuje się, że zabraknie nam dnia na realizację wszystkich celów, to trzeba te mniej istotne przełożyć na następny dzień lub nieco zmodyfikować czas wykonania pozostałych.

Skupianie się na jednej rzeczy

Wykonując najważniejsze zadania ze swojej listy pamiętaj, aby skupić się na każdym z nich osobno, w wyznaczonym przez siebie czasie. Zaczynamy więc od zadania oznaczonego symbolem A1 i nie przerywamy tego zajęcia, dopóki go nie skończymy.

Następnie kolejny raz przeglądamy listę priorytetów i sprawdzamy, czy coś nie uległo zmianie. Jeśli nie, to wykonujemy kolejne zadanie z listy do momentu aż je skończymy lub zmieni się hierarchia listy. Ważna jest systematyczność – każde rozpoczęte zadanie, trzeba zakończyć.

Dzięki temu, że zaplanowaliśmy zapas czasu do każdego z zadań, powinniśmy bez problemu poradzić sobie także z dodatkowymi obowiązkami, które mogą pojawić się w ciągu dnia. Pamiętajmy jednak, by wszystko wykonywać krok po kroku i skupiać się tylko na jednym konkretnym zadaniu, którym aktualnie się zajmujemy.

Nie odkładaj na później – mniej celów, to lepsza efektywność

Planując swój harmonogram zadań trzeba pamiętać, aby nie brać na swoje barki zbyt dużo. Jak wspomniano już wcześniej – jeśli nie udało się zrobić wszystkich zadań z listy, oznacza to tylko i wyłącznie, że nie jest to możliwe, więc trzeba niektóre z nich przełożyć na inny dzień. Nie ma sensu stresować się z tego powodu, ponieważ zrobiliśmy wszystko, co się dało, a jak wiadomo dnia się nie rozciągnie.

Pożeracze czasu

Codziennie wykonujemy wiele czynności, które choć trwają zaledwie chwilę, to w efekcie zajmują mnóstwo czasu. Pamiętaj więc, że maili nie musisz odbierać co 3 minuty, ale np. 2 razy dziennie. Odwiedziny na portalach społecznościowych zostaw na godziny wieczorne i ustal sobie, ile czasu możesz na to poświęcić.

Oczywiście nawet najlepiej zaplanowany harmonogram może ulec zmianie w wyjątkowych sytuacjach, ale dzięki poświęceniu czasu na uporządkowanie swoich obowiązków, zyskasz czas dla siebie, rodziny, czy znajomych. Warto zrobić taką rozpiskę przynajmniej raz w tygodniu.