Notatnik – najlepszy przyjaciel w zarządzaniu czasem

Lis 06, 2015 autor:

Każdego dnia nasz mózg otrzymuje wiele informacji i bodźców z zewnątrz. Wielokrotnie wydaje nam się, że dobra pamięć wystarczy, aby w przyszłości odtworzyć to, co najważniejsze, i aby poradzić sobie z realizacją najważniejszych celów. Pamięć bywa jednak zawodna a konsekwencją zapominania istotnych spraw jest utrata cennego czasu. Aby zmniejszyć straty i ograniczyć utratę czasu warto sięgnąć po notatnik i ołówek.

Notatnik lub terminarz to doskonały przyjaciel dla każdego kto chce swoje codzienne obowiązki dobrze zaplanować i ma potrzebę uporządkowania swojego dotychczasowego trybu życia.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Dlaczego kartka papieru może stanowić znaczącą pomoc w zarządzaniu czasem? Są trzy powody:

  1. po pierwsze, duża ilość informacji otrzymywanych w przeciągu krótkiego okresu czasu może spowodować tylko wybiórcze zapamiętywanie najważniejszych faktów,
  2. po drugie, zapisywanie informacji pozwala oczyścić myśli i skupić się tylko na realizacji celów,
  3. po trzecie, zapisywanie informacji pozwala pogrupować cele na mniej i bardziej ważne pod kątem realizacji.

Przyjaciel zawsze pod ręką

Nosząc ze sobą notatnik i ołówek mamy zawsze możliwość zapisania takich danych jak: numer telefonu, adres, nazwisko, data czy nazwa. Informacje te, często potrzebne w wielu sprawach, nie muszą krążyć w naszej pamięci i są pod tym względem o wiele bardziej bezpieczne na papierze. Przykładowo: mamy do załatwienia sprawę w urzędzie, wcześniej ustaliliśmy nazwisko urzędnika do jakiego mamy się udać. Niestety pamięć zawiodła i tuż przed wejściem nie potrafimy sobie przypomnieć o kogo mamy zapytać. Nazwisko zapisane w notatniku bardzo szybko pomoże załatwić sprawę.

Zapisując na kartce, listę spraw do załatwienia, bardzo szybko jesteśmy w stanie wyłonić z ich grupy wszystkie priorytety, a zatem te sprawy, których realizacja jest dla nas najważniejsza. Przykładowo: na liście spraw zapisaliśmy wizytę w Urzędzie Skarbowym, wysyłkę listu do kuzynki, zakup gumki do włosów, szczepienie dziecka i przygotowanie stroika świątecznego. Już na pierwszy rzut oka z powyższej listy wyłaniają się sprawy priorytetowe i te, których wykonanie można odłożyć na później. Notatnik może zatem pomóc w zaplanowaniu harmonogramu dnia i w ułożeniu hierarchii spraw do załatwienia.

Informacje zapisane w notatniku są zawsze pod ręką (pod warunkiem, że notatnik nosimy ze sobą). Łatwo zatem wrócić do spraw, które miały miejsce jakiś czas temu, lub też odtworzyć sobie ważne informacje o wykonaniu jakiegoś zadania. Przykładowo: dwa tygodnie wcześniej odwiedziliśmy bank i dokonaliśmy wypłaty. Dzisiaj musimy sobie przypomnieć jaka to była data ponieważ nie zgadzają się wyciągi bankowe. W tego typu sytuacjach notatnik i zapisane w nim informacje oszczędzają zarówno czas, jak i nerwy.

Notatnik powiernikiem ważnych spraw

Notatnik to pewien rodzaj pamiętnika, w którym możemy gromadzić to wszystko, o czym chcemy pamiętać, a na co nie ma miejsca w gąszczu codziennych obowiązków. Biorąc pod uwagę fakt, że istnieje możliwość zapominania co drugiej ważnej wiadomości, notatnik staje się kopalnią wiedzy i prawdziwym bankiem czasu. Przykładowo: musimy wysłać ważny list, adres ustaliliśmy przez telefon, ale zamiast go zapisać zdecydowaliśmy się go zapamiętać. List wysyłamy na drugi dzień i okazuje się, że w pamięci pozostała tylko ulica adresata i miejscowość. Poszukiwania numeru domu i kodu pocztowego zajmują sporo czasu, ponieważ adresat nie odbiera telefonu, inne źródła również zawodzą, a na poczcie jest duża kolejka oczekujących. O ile łatwiej i szybciej byłoby wysłać ów list, gdyby potrzebny adres został w całości zapisany w notatniku?

Notatnik nie jest zatem nieprzydatnym gadżetem, który tylko zajmuje miejsce w kieszeni. Jego rola może być znacząca w zarządzaniu czasem, a przyzwyczajenie się do jego obecności nie wymaga wielkiego wysiłku. Współcześnie papierowy notatnik wypierają telefony komórkowe z funkcją notatnika bądź terminarza, trzeba jednak pamiętać, że bateria takiego nośnika informacji zawsze może ulec wyczerpaniu w kluczowym momencie, a to, co na papierze, nie potrzebuje energii elektrycznej.