Narzędzia sprzyjające zarządzaniu czasem

Maj 30, 2012 autor:

Zarządzanie czasem jest pojęciem bardzo pojemnym, pod którym można rozumieć wiele procesów nakierowanych na to, aby praca człowieka była bardziej efektywna i skuteczna zarazem. Czas jest czynnikiem, który może sprzyjać wykonywaniu obowiązków domowych i zawodowych, a z drugiej strony może on również stać się największym wrogiem człowieka. Poznanie narzędzi, które będą sprzyjały zarządzaniu czasem powinno być priorytetem dla każdego, bez względu na to, czy wykonuje pracę zawodową, pozostaje w domu, albo prowadzi własną firmę.

Proces zarządzania czasem

Nie ulega żadnym wątpliwościom to, że zarządzanie czasem jest skomplikowanym procesem, z którym radzą sobie tylko nieliczni, gruntownie do tego przygotowani menadżerowie. Trzeba posiadać wiedzę o tym, jak efektywnie wykonywać swoje obowiązki, aby rzeczywiście w konsekwencji najlepiej, najbardziej optymalnie zarządzać czasem.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Od osób, które chcą dobrze zarządzać własnym czasem – prywatnym i zawodowym, wymaga się:

  • idealnej organizacji,
  • utrzymywania samodyscypliny,
  • planowania działań,
  • perspektywicznego myślenia,
  • przewidywania kolejnych zdarzeń,
  • racjonalnego podejścia do obowiązków.

Nie ma łatwych rozwiązań w dziedzinie zarządzania czasem, ale istnieją pewne narzędzia, które w zdecydowany sposób uproszczają nam ten proces.

Narzędzia do zarządzania czasem

Istnieje cała paleta narzędzi sprzyjających zarządzaniu czasem, ale ich zastosowanie wymaga zaangażowania ze strony danej osoby. Potrzeba wiele pracy i czasu, aby wdrożyć je do codziennej pracy lub życia osobistego. Niemniej jednak, w konsekwencji, jest to bardzo opłacalne, pozwala bowiem na skuteczną organizację pracy i wypracowanie dla siebie wolnego czasu, który możemy poświęcić na co tylko będziemy chcieli. Wśród owych narzędzi wymienia się:

  • diagramy,
  • tabele,
  • oprogramowania komputerowe,
  • agendy,
  • harmonogramy działań.

Na ich podstawie można tworzyć spójne plany organizacji czasu pracy i życia osobistego. Za każdym razem, kiedy przygotowujemy plan na kolejny dzień, tydzień, miesiąc, czy rok, zawsze musimy brać pod uwagę trudne do uniknięcia straty czasu. Jeśli nie uwzględnimy na etapie planowania swojego czasu pewnych marginesów błędu, z czasem nasze plany będą stopniowo burzone i będą one wymagały gruntownej przebudowy. Spis narzędzi pomagających, a w niektórych przypadkach nawet umożliwiających zarządzanie czasem, jest oczywiście o wiele szerszy, niż ten przedstawiony powyżej. Wymienione zostały w niniejszym artykule te narzędzia, które znajdują się w powszechnym użyciu.

Niezależnie od tego, czy kolejne zadania do wykonania spiszemy w programie komputerowym, specjalnie przygotowanym do tego celu, czy sporządzimy papierowy harmonogram, zawsze zadaniom tym powinniśmy przypisać stopnie ważności. Na pierwszym miejscu do wykonania powinny znaleźć się zadania najważniejsze, a analogicznie – na końcu te, których waga jest najmniejsza w naszym odczuciu.