Jak zarządzać czasem w praktyce?

Maj 22, 2012 autor:

Znaczące grono osób zna zasady zarządzania czasem. Czytało wiele pozycji książkowych i innych publikacji dotyczących tego tematu, a nawet uczestniczyło w spotkaniach i szkoleniach specjalistycznych z zarządzania swoim czasem w życiu prywatnym i zawodowym, ale nie zmienia to faktu, że osoby te nie koniecznie muszą umieć zastosować wytyczne z zarządzania czasem w praktyce. Teoria musi iść w parze z doświadczeniem, ponieważ bez tego pozostaje tylko pustymi słowami, bez przełożenia na rzeczywiste życie i pracę.

Co jest najbardziej istotne?

Każdy w swoim miejscu pracy czy w domu ma do spełnienia szereg obowiązków. Niektóre są mniej ważne, a inne powinny mieć przypisany najwyższy priorytet. Skonstruowanie listy zadań do realizacji na każdy dzień jest bardzo ważną czynnością, wstępem do praktycznego zastosowania zasad zarządzania czasem. Specjaliści prowadzący szkolenia z zarządzania czasem zalecają ponadto, aby wszystkie zadania z przygotowanej przez nas listy zostały podzielone według swojej ważności. W pierwszej kolejności do realizacji musimy przyjąć te zadania, które według nas samych mają najwyższy priorytet. Czemu jest to takie istotne? Bowiem, jeśli ich nie zrealizujemy, to inne zadania mogą być wykonywane przez nas mało efektywnie. W takim wypadku spotykamy się ze stratami czasu, które w najwyższej mierze powinno być przez nas eliminowane.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Pod koniec dnia pracy powinny być realizowane „najlżejsze” i najmniej istotne obowiązki zawodowe. Podobnie w życiu prywatnym. Wówczas bowiem mamy najmniej siły i energii do działania, dlatego też podejmowanie się w tym czasie skomplikowanych zadań nie jest najlepszą taktyką w zarządzaniu czasem. Jeśli przyjmiemy taką koncepcję działania, tj. będziemy realizować najważniejsze zadania na początku dnia, a stopniowo, wraz z upływem czasu ich trudność będzie malała, uda nam się zminimalizować stres.

Miejsce na swobodę działania

O ile większość teoretyków zarządzania czasem powie nam, że powinniśmy każdy dzień zaplanować, wpisując kolejne zadania na kartce papieru, czy w programie komputerowym, o tyle praktycy poradzą, aby zawsze pozostawić sobie tzw. margines błędu i czas na swobodne podejmowanie działań. Nie wszystko da się przewidzieć, jeśli więc co do minuty zaplanujemy nasz dzień – w domu lub w pracy, nie będziemy mogli nigdy zachowywać się spontanicznie, a w razie jakiegokolwiek kryzysu, czy sytuacji podbramkowej, nasz plan całkowicie się zawali. W zarządzaniu czasem nie powinno się dążyć bynajmniej do maksymalnego wypełnienia dnia w pracy, czy 12 godzin w ciągu doby. Musimy pozostawić sobie jakikolwiek czas na odpoczynek, który przeznaczymy na swoje pasje, czy po prostu – na zregenerowanie sił koniecznych do podjęcia kolejnych działań.

Jeśli tylko wiemy, jakie są zasady zarządzania czasem i jak je przełożyć na praktyczne zastosowanie, będziemy potrafili uporządkować swój dzień, a także wypracować czas na zabawę i rozrywkę w gronie najbliższych.