Efektywne zarządzanie czasem – jak tego dokonać?

Maj 12, 2012 autor:

Zarządzanie czasem zarówno na gruncie osobistym, jak i zawodowym, podczas prowadzenia projektów czy własnej działalności gospodarczej, wymaga zaangażowania i wiedzy. Trud włożony w ten proces jednak jest opłacalny, zarówno w krótkiej, jak i dłuższej perspektywie czasowej, na wielu polach. Najbardziej efektywne zarządzanie czasem przekłada się na optymalne wykonywanie działań. Mamy większą skuteczność w realizacji powierzonych nam zadań i są one przez nas realizowane w dużo prostszy sposób, niż gdyby nie zostały zupełnie zaplanowane i osadzone w czasoprzestrzenni. Rozważne dysponowanie swoim czasem może zadecydować w konsekwencji o tym, czy dane przedsięwzięcie podjęte przez nas będzie miało szansę na sukces. Dzięki efektywnemu zarządzaniu czasem wiemy, kiedy jest czas na pracę, a kiedy możemy sobie pozwolić na w pełni zasłużony odpoczynek.

Etapowość zarządzania czasem

Nie można za jednym zamachem dokonać niemożliwego i  zmienić chaos w życiu prywatnym bądź zawodowym, na efektywnie funkcjonujący organizm. Potrzeba wiele wysiłku, aby ten stan rzecz zaistniał. Owe wysiłki można sklasyfikować według kolejności ich występowania. W ten sposób wykazuje się, że zarządzanie czasem jest procesem wieloetapowym. Przejście przez każdy etap determinuje otwarcie kolejnego i ostateczne osiągnięcie umiejętności efektywnego zarządzania czasem.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Etapy jak najbardziej skutecznego, przynoszącego wymierne efekty zarządzania czasem można przedstawić w następujący sposób:

  • Opracowanie planu prac – dobra organizacja codziennej pracy, która zgodna jest z wcześniej sformułowanym planem, jest pierwszym krokiem do budowy efektywnie działającego mechanizmu zarządzania czasem. W pierwszej kolejności każdego dnia powinniśmy wykonywać czynności, które są określane mianem „pilnych”. Po ich zakończeniu, w naszym dziennym planie prac powinny znaleźć się pozycje mniej naglące. Dodatkowo, w tzw. międzyczasie przerwy związane z realizacją kolejnych projektów powinny być wypełnione rutynowymi czynnościami. W pracy będzie to na przykład przejrzenie korespondencji, czy tablicy informacyjnej. Dobra organizacja pracy jest podstawowym fundamentem efektywnego zarządzania czasem. Dzięki niej, automatycznie zaplanujemy nasz czas, uwzględniając w nim odpoczynek i relaks. Brak porządku w życiu prywatnym i zawodowym powoduje, że nie potrafimy utrzymać równowagi pomiędzy tymi dwoma światami.
  • Zadania pilne i mniej pilne – w taki sposób powinniśmy klasyfikować wszystkie czynności, jakie mamy do wykonania w danym dniu. Można również zaznaczyć w spisie naszych zobowiązań zawodowych i prywatnych procesy ważne i mniej ważne. Nie trzeba chyba mówić, że najważniejsze czynności mają pierwszeństwo wykonania. Dzielenie zadań według ich wagi jest bardzo ważnym elementem efektywnego zarządzania czasem.
  • Sformułowanie terminarza prac – nie tylko przygotowanie codziennego planu działania jest istotne. Powinniśmy również planować długoterminowo, aby zarządzać czasem w sposób jak najbardziej racjonalny. Do tego celu przydatny będzie nam terminarz. Powinniśmy w nim zapisywać wszystkie wizyty i spotkania, na które się umawiamy. Będzie to też wsparcie dla naszej pamięci. Przy planowaniu każdego spotkania należy określić w terminarzu jego miejsce, prawdopodobny czas trwania, godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz wskazać możliwe utrudnienia, które skrócą lub wydłużą spotkanie.
  • Systematyka – na uzyskanie jak najwyższej efektywności zarządzania czasem wpływa nasza własna systematyczność. Jeśli uznajemy, że zarządzanie czasem jest w naszym przypadku konieczne, powinniśmy przyjąć na siebie pewne zobowiązania, chociażby do tego, aby codziennie sporządzać plan dnia, organizować w sposób jak najbardziej optymalny swoją pracę oraz prowadzić terminarz.

Zarządzanie czasem będzie efektywne, jeśli zaangażujemy się w ten proces i będziemy konsekwentni w całym swoim postępowaniu. Pamiętajmy, że nie wszystko w  naszym życiu można w 100% zaplanować, dlatego też w efektywnym zarządzaniu czasem liczy się również przewidywanie przyszłości i pozostawianie sobie czasu na tzw. margines błędu.