Przestań być wielozadaniowy!

Lip 20, 2012 autor:

Istnieje wiele zdroworozsądkowych przekonań na temat organizowania swojej aktywności, które jednak nie przystają do współczesnej wiedzy na temat zarządzania czasem. Jedno z bardziej szkodliwych odnosi się do tego, że należy realizować na raz jak najwięcej zadań.

Mit o wielozadaniowości

Wierzymy, że wykonywanie wielu zadań na raz to sposób na to, by efektywnie zająć się wszystkim. Jednak tak nie jest. Jeśli zajmiemy się wieloma sprawami jednocześnie, to szybko okaże się, że niczego nie uda nam się doprowadzić do końca. Dzieje się tak dlatego, że nasza koncentracja uwagi jest ograniczona. Mózg jest ewolucyjnie zaprogramowany, aby robić jedną rzecz na raz. My jednak usilnie próbujemy jednocześnie realizować zadanie zlecone przez szefa, rozmawiać z koleżanką, rozwiązywać przez telefon problemy dziecka i czytać służbowe maile.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Jeśli bardzo się staramy, ale nie wychodzi tak, jak powinno, próbujemy to jakoś wytłumaczyć. Ponieważ wierzymy, że wielozadaniowość jest jedyną sensowną metodą działania, to przyczyn naszych niepowodzeń szukamy gdzie indziej. Dochodzimy do wniosku, że problem leży w nas – jesteśmy mało efektywni, mało sprytni, mało mądrzy i ogólnie – nie radzimy sobie. Bywa, że problemu szukamy na zewnątrz – dochodzimy do wniosku, że to szef się uwziął, mamy uciążliwych znajomych i wyjątkowo niesamodzielne dziecko.

Efekty wielozadaniowości

Spodziewane wyniki wykonywania wielu zadań na raz są zupełnie inne niż faktyczne efekty. Zwykle oczekujemy, że wszystko ułoży się po naszej myśli, a tym czasem rezultaty są następujące:

  • fizyczne zmęczenie organizmu ciągłą aktywnością;
  • zmęczenie poznawcze: spraw do ogarnięcia jest tak dużo, że nas przytłaczają;
  • problemy emocjonalne: złość na siebie, ogólne rozdrażnienie;
  • obniżenie samooceny, brak zaufania do swoich możliwości;
  • słabe efekty działań, których realizacji się podjęliśmy;
  • niezadowolenie innych osób wywołane naszym niewywiązywaniem się z zobowiązań.

Odrzuć przymus wielozadaniowości

Warto zrzucić z siebie presję, która pcha nas do tak wyczerpującego i nieefektywnego postępowania, jakim jest wielozadaniowość. Na początek zastanówmy się, czy faktycznie musimy robić na raz tyle rzeczy i kto tego od nas wymaga. Okaże się, że chodzi raczej o nasze własne standardy, a nie wymóg z zewnątrz. Zauważmy też związki przyczynowo-skutkowe między wykonywaniem wielu zadań na raz, a osiąganymi rezultatami oraz wysokimi kosztami emocjonalnymi i społecznymi, jakie ponosimy. Wielozadaniowości powiedzmy głośnie nie – jest po prostu nieefektywna.

Po kolei

Począwszy od teraz planujmy, którymi sprawami się zajmiemy i zabierajmy się do nich po kolei. Jeśli ktoś lub coś chce nam przeszkodzić, jeśli to tylko możliwe, stosujmy asertywne zachowania. Jeśli realizujemy zadanie, na którym postanowiliśmy się skoncentrować, ale np. koleżanka zaczyna z nami rozmowę, to poprośmy o przełożenie jej na inny termin, najlepiej po pracy. Wyjaśnijmy, co teraz robimy, podkreślmy, że to ważne. Jeśli chcemy złagodzić swoje stanowisko, to możemy dodać, że później będziemy mieć więcej czasu na pogawędkę.

Zgrupuj zadania

Istnieje też inny sposób na radzenie sobie z natłokiem zadań do wykonania, a mianowicie łączenie ich w grupy. Na początek należy wszystkie zadania wypisać. Dzięki temu pozbędziemy się natłoku myśli i związanego z tym uczucia niepokoju. Gdy już wiemy, jakie zadania przed nami stoją, to możemy połączyć je w grupy.

Jeśli mamy w planach kilka telefonów – wykonujmy je jeden po drugim. Jeśli parę pism do napisania – otwórzmy edytor tekstu i piszmy jedno po drugim. Maile też czytajmy jeden po drugim. Uzasadnieniem takiego postępowania znów jest praca naszego mózgu – jeśli zajmiemy się zadaniami jakiegoś typu, to wykonamy je szybciej, niż gdybyśmy przedzielali je aktywnością o innym charakterze. W tym drugim przypadku mózg musiałby przechodzić z jednego trybu funkcjonowania na drugi (np. z pisania na telefonowanie), co zwykle zajmuje mu trochę czasu.

Podsumowanie

Jeśli więc chcemy podnieść swoją skuteczność – nie wykonujmy wszystkiego jednocześnie, bo poczujemy zamęt w głowie, a wyniki naszej działalności nie zadowolą ani nas, ani nikogo innego. Zdecydowanie lepiej nauczyć się planować, wykonywać na raz jedną czynność i grupować podobne zadania. Są to nawyki, które z pewnością podniosą jakość naszego życia.