Efektywność w zarządzaniu czasem

Lip 23, 2013 autor:

Wiele osób dobrze czuje się wtedy, gdy robi dużo rzeczy. Jednak warto rozróżniać produktywność i efektywność. Można przecież być produktywnym, czyli robić bardzo dużo, ale bez widocznych efektów. Znacznie bardziej pociągająca jest efektywność polegająca na tym, że efekty są, choć na realizację zadania nie przeznaczyliśmy dużej ilości czasu.

Bycie zajętym

Osoby ciągle zajęte wcale nie muszą być efektywne, a nawet – z dużym prawdopodobieństwem – nie są. One po prostu gonią za jakąkolwiek pracą, lub pozwalają zarzucić się zadaniami. Chwytają to, co się pojawia w ich zasięgu, dopóki ich aktywność nie zostanie przerwana poprzez kolejne wyskakujące zadanie. Oczywiście nie chcę przez to powiedzieć, że tylko pozorują pracę. Chcę pokazać, że takie postępowanie jest krótkowzroczną i wyczerpującą taktyką. Bycie zajętym sprawia, że robi się dużo, czuje się zmęczenie, ale uzyskiwane efekty są niewspółmiernie małe do nakładu czasu i wysiłku.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Efektywność

Efektywność wynika z robienia tego, co ważne. Odkrył to już Pareto, twórca często cytowanej zasady 80/20. W odniesieniu do kwestii związanych z zarządzaniem własnym czasem mówi ona, że w wyniku 20% działań powstaje 80% rezultatów. Tak więc efektywnie będziemy pracować wtedy, gdy zajmiemy się sprawami najważniejszymi.

Rób to, co ważne

Jak jednak dowiemy się, co jest dla nas ważne? Oczywiście nikt nam tego nie powie. Sami musimy do tego dojść. Na szczęście wcale nie będziemy potrzebować lat medytacji, gdyż istnieją prostsze, a nade wszystko znacznie szybsze techniki. Jedną z nich jest zastosowanie macierzy Eisenhowera. Jeśli jeszcze nie znamy tego narzędzia, to z pewnością zrewolucjonizuje nasze podejście do zarządzania czasem. Chodzi tu o podział spraw według ich pilności i ważności. Macierz zawiera cztery ćwiartki, które należy zapełnić zadaniami:

  1. ważnymi i pilnymi,
  2. ważnymi i niepilnymi;
  3. nieważnymi i pilnymi;
  4. nieważnymi i niepilnymi.

Oczywiście dla osobistej efektywności idealnie będzie, jeśli skupimy się na ćwiartce 2., dotyczącej zadań ważnych i niepilnych, gdyż ona dotyczy tego, co ma dla nas znaczenie, co bardzo często nas uszczęśliwia i w sposób widoczny rozwija. Nie da się także pominąć spraw ważnych i pilnych, gdyż często są one kluczowe dla naszej kariery zawodowej (oddawanie raportów w wyznaczonym terminie, pojawianie się na czas na zaplanowanych spotkaniach, dobre przygotowanie do prezentacji itp.) oraz sprawnego funkcjonowania naszego gospodarstwa domowego (zlecanie napraw, opłacanie rachunków, terminowe spłacane rat kredytu itp.).

Inwestuj czas

Aby robić coś efektywnie, musimy wiedzieć: co, kiedy i jak mamy zrobić. Inaczej w działaniu będzie mnóstwo chaosu. Dlatego niezwykle istotne jest opracowywanie planu. Zainwestowanie czasu w planowanie sprawi, że potem nie będziemy go tracić podczas wykonywania czynności, ponieważ będzie możliwe pełne na niej skupienie.

Pamiętaj, by być efektywnym

Efektywność jest jak najbardziej możliwa, jeśli tylko będziemy o niej pamiętać. Jednym z najskuteczniejszych sposobów jest zadawanie sobie pytania o osobistą efektywność. Pytanie: „Czy jestem efektywny?” można zapisać sobie na karteczce i przykleić w widocznym miejscu.

Efektywność przynosi korzyści. Jeśli jest zasadą, którą się kierujemy, to z pewnością zauważymy, jak nasze życie staje się bardziej poukładane, a cele realizowane znacznie szybciej.