Delegowanie sposobem na oszczędzanie czasu

Kwi 17, 2013 autor:

Obok podstawowych metod zarządzania czasem istnieją także techniki takie jak delegowanie. Jest ono bardzo przydatne w pracy organizatora, managera, koordynatora, kierownika oraz… pani/pana domu.

Czym jest delegowanie?

Delegowanie polega na tym, że część spraw przekazuje się innym osobom. Należy podkreślić, że delegowanie jest skuteczną techniką zarządzania czasem, a nie próbą uniknięcia odpowiedzialności. Gdy delegujesz, musisz zachować kontrolę nad przebiegiem wykonywanych przez inną osobę czynności, a więc na początku udzielić jasnych wskazówek, wspierać radą oraz sprawdzać, czy praca zmierza w odpowiednim kierunku.

Czy wiesz co zabiera Ci niepotrzebnie 2 godziny dziennie czasu? Chcesz zyskać więcej czasu na realizację swoich celów? Poznaj sekretnego złodzieja czasu!

Zalety delegowania

Jeśli jesteś kierownikiem lub koordynatorem, to delegowanie pomoże Ci:

  • zrealizować zadania na czas;
  • zmotywować zespół do pracy;
  • docenić i wykorzystać umiejętności odpowiednich osób;
  • rozwinąć potencjał członków zespołu.

Ponadto delegowanie pomaga w:

  • skoncentrowaniu się na ważnych zadaniach;
  • rozwoju umiejętności z interesującego Cię obszaru.

Jak delegować?

Delegowanie może początkowo wydawać się trudne. Należy nauczyć się, jak to robić w sposób właściwy. Kluczem do sukcesu jest planowanie. Musisz wiedzieć, na czym chcesz się skoncentrować, co jest ważne, a co może zostać przeznaczone do realizacji dla innych osób. Wtedy pozostaje już tylko określić:

  • co konkretnie zostanie delegowane;
  • komu;
  • w jaki sposób chcesz, aby zadanie było realizowane;
  • zasoby potrzebne do realizacji;
  • w jakim czasie ma nastąpić realizacja.

Delegować można zadania proste, jasne i niezbyt ważne. Najlepiej, aby czynności były rutynowe, a ich efekt możliwy do przewidzenia i skontrolowania. Jeśli powierzysz komuś zadanie nadmiernie skomplikowane, to będziesz musiał poświęcić dużo czasu na wyjaśnienie parametrów i przekazanie posiadanej wiedzy. Rezultat może być i tak inny, niż oczekiwałeś i wystąpi konieczność podjęcia pracochłonnych działań naprawczych. Ważny jest także wybór odpowiedniej osoby – warto szukać takiej, która dzięki posiadanym umiejętnościom i doświadczeniu wykona pracę sprawnie. Ustalmy z nią, co jest jej potrzebne, w jakim zakresie może się do nas zwracać o rady oraz w jakim terminie wykona delegowane zadanie.

Zacznij delegować!

Jeśli zaczniesz szukać zadań do delegowania, to z pewnością coś znajdziesz. Żeby delegować, trzeba tylko uświadomić sobie, że jest taka grupa zadań, która musi być wykonana, choć niekoniecznie Twoimi własnymi rękoma. Delegowanie może zostać wykorzystane chociażby w przypadku czasochłonnego utrzymywania porządku w domu. Delegować może rodzic, który wie, że dom musi być posprzątany, ale musi także pojechać po zakupy i przygotować posiłek. Czynność sprzątania może więc delegować na swoje dziecko.

Delegowana może także zostać korekta tekstu dla portalu internetowego. Wyobraź sobie, że jesteś fachowcem, który napisał merytorycznie znakomity tekst dla branżowego portalu internetowego. Jednak nie wiesz, jak rozłożyć tekst, by był przyjazny w odbiorze dla czytelnika i gdzie wstawić przecinki. Czy będziesz przez tydzień zgłębiał tajniki copywritingu i interpunkcji, czy poprosisz o pomoc osobę, która ma w tym zakresie doświadczenie? W tym drugim przypadku będzie miało miejsce delegowanie i to niezależnie od tego, czy pomoc nastąpi odpłatnie, czy na zasadzie koleżeńskiej przysługi.

Warto, abyś przeanalizował swoje zadania w poszukiwaniu takich, które można delegować. Delegowanie pozwala na skupienie się na tym, co najważniejsze. Delegując możesz zyskać czas, którego dobre wykorzystanie przybliży Cię do realizacji ważnych celów.